Jak nahrát seznam firem do CRM: Excel, Raynet, Pipedrive a HubSpot

Jaký formát zvolit

Pro Excel a většinu CRM je nejjednodušší XLSX. Sloupce zůstanou, jak mají, a české znaky se zobrazí správně.

CSV z Leadbase je v kódování UTF-8 a sloupce odděluje středník, takže ho český Excel otevře dvojklikem bez rozsypaných znaků. Při importu do CRM, které čeká čárku, zvolte jako oddělovač středník.

JSON a XML se hodí pro vlastní skripty a napojení přes API.

Které sloupce v exportu najdete

• Firma: Název, IČO, DIČ, Právní forma, Datum založení, Velikost firmy, NACE kódy.
• Kontakty: Telefon, Telefon 2, Email, Web, Datová schránka a sociální sítě.
• Adresa: Ulice, Město, PSČ.
• Ostatní: Kategorie, Podkategorie, Hodnocení, otevírací doba po dnech a datum aktualizace.

Pravidla, která ušetří čas

• IČO je nejlepší klíč proti duplicitám. Když ho CRM umí, nastavte podle něj párování firem.
• Sloupec Email může obsahovat víc adres oddělených středníkem. Pokud CRM chce jednu adresu, v Excelu je rozdělte funkcí Text do sloupců.
• Nejdřív nahrajte 10 řádků na zkoušku, zkontrolujte výsledek a teprve pak celý seznam.

Raynet

V Raynetu nahrajete firmy z XLSX nebo CSV pomocí importu v sekci firem. Sloupec Název přiřaďte k názvu firmy, IČO k poli IČ, Telefon, Email a Web k odpovídajícím kontaktním polím a adresu k fakturační adrese.

Kategorii nebo podkategorii z exportu se vyplatí nahrát do vlastního pole nebo štítku. Podle ní pak v Raynetu rozdělíte firmy obchodníkům.

Pipedrive

Pipedrive importuje data z tabulky (XLSX nebo CSV). Při přiřazování sloupců zvolte, že nahráváte organizace: Název k názvu organizace, adresu k adrese a IČO do vlastního pole organizace.

Telefon a e-mail patří v Pipedrive k osobám, ne k organizacím. Pokud chcete mít kontakt hned u firmy, vytvořte si pro organizace vlastní pole Telefon a E-mail, nebo při importu založte i osobu s názvem firmy.

HubSpot

V HubSpotu spustíte import souboru a jako objekt zvolíte Společnosti. Sloupec Web přiřaďte k doméně společnosti: HubSpot podle domény firmy páruje a nezdvojí je.

IČO uložte do vlastní vlastnosti. U firem bez webu HubSpot nemá podle čeho párovat, proto je importujte zvlášť a zkontrolujte duplicity.

Excel a Google Tabulky

XLSX otevřete v Excelu přímo. Do Google Tabulek ho nahrajete přes Soubor a Importovat. Hned na začátku si zapněte filtr na první řádek a ukotvěte ho, se seznamem stovek firem se pak pracuje mnohem lépe.

Pro obvolávání si přidejte sloupce Stav a Poznámka. Pro opakované exporty v Leadbase zapněte Skrýt už exportované, ať do tabulky nepřibývají stejné firmy.

Časté otázky