Jak napsat první obchodní e-mail firmě: struktura, předmět a ukázka

Předmět: krátký a konkrétní

Předmět má říct, proč e-mail otevřít, ideálně do 6 slov. Fungují konkrétní věci spojené s firmou příjemce, například „Rezervace stolů pro Restauraci U Lípy“ nebo „Dotaz k vašim zakázkám pro kraj“. Vyhněte se slovům jako akce, sleva, zdarma a vykřičníkům, působí jako reklama.

Struktura ve čtyřech větách

• Proč píšete právě jim: co o firmě víte (obor, nová provozovna, zakázka, chybějící web).
• Co jim přinesete: jeden konkrétní výsledek, ne seznam všech služeb.
• Důkaz: krátký příklad podobného zákazníka nebo číslo.
• Jeden jasný další krok: krátký hovor, odpověď ano/ne, ukázka.

Ukázka

„Dobrý den, všiml jsem si, že Restaurace U Lípy nemá vlastní web a rezervace vyřizujete po telefonu. Podobné restauraci v Brně jsme udělali jednoduchý web s denním menu a on-line rezervací, za první měsíc jí přes něj přišlo přes 40 rezervací. Můžu vám poslat ukázku a cenu? Stačí odpovědět ano. Jan Novák, Weby pro restaurace“

Ukázka je smyšlená, jde o strukturu. Čísla a příklady používejte jen skutečné.

Délka a forma

• 50 až 120 slov. Kdo chce víc, zeptá se.
• Bez příloh a bez obrázků, první e-mail má působit jako osobní zpráva.
• Podpis se jménem, firmou a telefonem.

Připomenutí

Na první e-mail odpoví jen menšina. Jedno až dvě krátká připomenutí po 3 až 5 pracovních dnech jsou běžná a často přinesou další odpovědi. Po druhém připomenutí přestaňte.

Čemu se vyhnout

• Hromadné oslovení „Vážení“ bez jména firmy.
• Dlouhý text o vaší firmě místo o příjemci.
• Více výzev najednou (zavolejte, napište, podívejte se na web, stáhněte katalog).
• Psaní firmám, které se ohradily. Kdo napíše, ať mu už nepíšete, toho z rozesílky hned vyřaďte.

Pravidla pro obchodní e-maily

Na obchodní sdělení posílaná e-mailem se vztahuje zákon č. 480/2004 Sb. a na údaje o lidech GDPR. Před rozesíláním si ověřte, jestli vaše oslovení pravidlům odpovídá, a v každém e-mailu nabídněte jednoduchou možnost dalším zprávám se vyhnout. Tento text není právní rada.

Časté otázky